¿Cómo Liquidar y Pagar las Cesantías?

Se aproxima la época en que los empleadores deben realizar el pago de cesantías e intereses de las mismas, sin embargo, se generan muchas duda en torno a cómo éstas deben liquidarse, pues existen situaciones como periodos de incapacidad continuada, sanciones disciplinarias entre otras, que pueden llevar a confusiones e inexactitudes, por esa razón LaboralDía entrevistó a la abogada Bibiana ReyesMerchan especialista en Derecho Laboral y Seguridad Social de la Universidad Católica de Colombia, parte del equipo de Perez y Perez Abogados, para hablar sobre la temática planteada.

LaboralDía: ¿Cuándo y cuánto debe pagarse por concepto de cesantías e intereses a las cesantías a los trabajadores?

Bibiana Reyes Merchan: Las cesantías deben ser consignadas en el Fondo Cesantías que haya elegido el trabajador a más tardar el día 14 de febrero de cada año y los intereses a las cesantías deben ser pagados directamente al trabajador a más tardar en enero del año siguiente al que se causaron. Se debe reconocer un mes de salario por año de servicio y proporcionalmente por fracción de año por concepto de cesantías y los intereses corresponden al 12% anual sobre el valor de las cesantías que el trabajador tenga a su favor.     

LaboralDía: En caso de terminación del contrato de trabajo antes de cumplirse el año de servicio o de consignar en el Fondo las cesantías ¿Cómo deben pagarse?

B.R.M: Estas deben ser liquidadas proporcionalmente y pagadas directamente al trabajador en la liquidación final del contrato de trabajo y si tiene cesantías de otros años consignadas en el respectivo Fondo deberá entregarse una comunicación dirigida a dicha entidad autorizando su entrega.  

LaboralDía: ¿Qué pasa con los intereses a las cesantías cuándo se presenta retiro del trabajador o se realiza un pago parcial de cesantías antes del 31 de diciembre?

B.R.M: Estos deben liquidarse a la fecha de terminación del contrato de trabajo proporcionalmente al tiempo trascurrido entre el 31 de diciembre del año anterior y la fecha de retiro. De la misma forma se procede cuando se realice un pago parcial de cesantías. En todo caso la norma establece que no habrá lugar al pago de intereses sobre intereses.  

LaboralDía: ¿Cuál es el salario base que debe tomarse para liquidar el auxilio de cesantías?

B.R.M: La norma diferencia dos (2) aspectos a tener en cuenta, uno tiene que ver con el salario fijo, donde la base para liquidar el auxilio de cesantías es el valor de dicho salario y otro aspecto es el salario variable o si el salario fijo ha tenido variación durante los últimos tres (3) meses, frente a estos dos últimos casos, es necesario tomar el promedio de lo devengado en el último año de servicio o la proporción si fuere inferior.    

LaboralDía: Sí el trabajador recibe pagos de horas extras, dominicales, festivos recargos nocturnos, etc., ¿qué salario debo tomar para liquidar el auxilio de cesantías?

B.R.M: Esta pregunta complementa la respuesta anterior, en el sentido de que estos pagos hacen que el salario tenga variación y por ende deben tenerse en cuenta para liquidar el auxilio de cesantías promediando el último año, digamos que el trabajador recibe pago de horas extras durante tres o seis meses al año, pero estos pagos no coincidieron con los últimos tres (3) meses antes de la liquidación del auxilio, en este caso no se entendería una variación del salario y deben liquidarse con el salario fijo asignado. 

LaboralDía: ¿Cuál es la base que debo tomar para liquidar cesantías en periodos de incapacidad?

B.R.M: Primero debe decirse que las incapacidades no suspenden el contrato de trabajo por lo que la obligación de pagar cesantías persiste, sin embargo es claro que durante este periodo el trabajador no recibe salario, sino un auxilio económico dependiendo el origen de la enfermedad, por lo que  considero que debe tomarse como base el último salario que recibió antes de entrar a incapacidad si este es fijo o si el salario es variable, el promedio de lo recibido antes de entrar en incapacidad y si estuvo todo el año incapacitado recomendamos que se utilice el último salario promedio que recibió.

LaboralDía: ¿El empleador puede pagar directamente o hacer pagos parciales de cesantías al trabajador?

B.R.M: No es posible, a menos que se trate de alguno de los casos autorizados por la Ley a saber: Vivienda y educación. Para el caso de pagos parciales de cesantías para vivienda, estos podrán hacerse directamente por el empleador antes de ser consignadas y por el Fondo una vez tenga el saldo en la cuenta, mientras que para educación únicamente está autorizado para hacer pagos parciales el Fondo de Cesantías.   

LaboralDía: ¿Si un trabajador ha sido sancionado disciplinariamente con suspensión del contrato de trabajo, esto afecta el cálculo de las cesantías?

B.R.M: Claro que sí, expresamente la norma determina que las sanciones disciplinarias son una causal de suspensión del contrato de trabajo y ello implica que los periodos de suspensión pueden ser descontados al momento de liquidar el auxilio de cesantías.

LaboralDía: ¿Cuáles son las consecuencias legales de no cumplir con la forma y condiciones en que debe pagarse las cesantías e intereses?

B.R.M: Son varias las consecuencias según el caso; si empleador decide pagar directamente las cesantías antes de la terminación del contrato de trabajo y ellas no son destinadas para vivienda, pierde lo pagado y deberá consignar nuevamente, es decir paga dos veces; si no paga los intereses en la época del año señalada, deberá pagar una suma igual adicional al valor de los intereses, es decir, paga doble; y por último, si no consignan las cesantías en el fondo de cesantías a más tardar el día 14 de febrero deberá pagar un (1) días de salario por cada día de retardo. 

LaboralDía: ¿Hasta cuándo puede el trabajador reclamar el pago del auxilio de cesantías si el empleador no cumplió con su obligación?

B.R.M: El trabajador tiene hasta tres (3) años contados a partir del día en que finalizó el contrato de trabajo, pues es este momento donde se hace exigible su pago para el trabajador, el hecho de consignar en un Fondo de Cesantías podría decirse, es una formalidad que igualmente debe cumplirse.