Implementación de las TICS en el Proceso Laboral

El Ministerio de Justicia y del Derecho, el pasado 04 de junio de 2020, a través del Decreto Legislativo 806 de 2020 adopto medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.

Así las cosas, y en aras de garantizar el derecho fundamental de acceso a la administración de justicia en condiciones de igualdad, y a su vez propendiendo por el derecho fundamental a la salud de los servidores públicos y de los usuarios de la justicia, el Gobierno Nacional adoptó medidas, (i) para agilizar los procesos judiciales; ii) para el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en el trámite de los procesos judiciales; iii) para flexibilizar la atención a los usuarios de los servicios de justicia, de modo que se agilice en la mayor medida posible la reactivación de la justicia.

Es de aclarar que, si bien en materia laboral se cuenta con un trámite especial estipulado en el Código de Procedimiento Laboral, lo cierto es que conforme el ámbito de aplicación del Decreto 806 de 2020, este trámite se aplicará para los procesos judiciales ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria, así como, las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales, durante el término de vigencia del presente decreto, esto es, durante los dos (2) años siguientes a partir de su expedición.

Por lo anterior, seguirá aplicándose el Código Procesal del Trabajo, en concordancia con el Código General del proceso y el Decreto 806 de 2020, en el trámite de las audiencias laborales, dando prioridad y aplicación especial a lo contemplado en el Decreto.

Ahora bien, antes de la declaración de la emergencia Sanitaria, la regla general era la presencialidad en las actuaciones judiciales, a pesar de existir senda normatividad que ya proponía el uso de las tecnologías en los escenarios judiciales, con el Decreto 806 de 2020, se establece de manera clara que a partir de su publicación, la regla general será el uso de los medios tecnológicos para todas las actuaciones judiciales, como presentación de la demanda, contestación de la demanda, audiencias, notificaciones, traslados, alegatos, entre otras.

A continuación, se presentarán de manera breve los cambios relevantes en cada uno de los escenarios judiciales propuestos por el Decreto 806 de 2020:

Uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones

Como se mencionó con anterioridad, con la expedición del Decreto 806 de 2020, se deberán utilizar las tecnologías de la información y de las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales y asuntos en curso, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, utilizándose para todas las actuaciones, audiencias y diligencias.

Se prescinde de la exigencia y cumplimiento de formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias. Por tanto, las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos.

Las autoridades judiciales darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán.

Deberes de los sujetos procesales en relación con las tecnologías de la información y las comunicaciones

Los sujetos procesales deberán realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos, suministrando a la autoridad judicial competente, y a todos los demás sujetos procesales, los canales digitales elegidos.

Así mismo, las partes deberán enviar un ejemplar de todos los memoriales o actuaciones que realicen, simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial.

Identificados los canales digitales elegidos, desde allí se originarán todas las actuaciones y desde estos se surtirán todas las notificaciones, mientras no se informe un nuevo canal, siendo así deber de los sujetos procesales, en desarrollo de lo previsto en el artículo 78 numeral 5 del Código General del Proceso, comunicar cualquier cambio de dirección o medio electrónico, so pena de que las notificaciones se sigan surtiendo válidamente en la anterior.

Expedientes

Cuando no se tenga acceso al expediente físico en la sede judicial, tanto la autoridad judicial como los demás sujetos procesales colaborarán proporcionando por cualquier medio las piezas procesales que se encuentren en su poder y se requieran para desarrollar la actuación subsiguiente.

La autoridad judicial, directamente o a través del secretario o el funcionario que haga sus veces, coordinará el cumplimiento de lo aquí previsto. Las autoridades judiciales que cuenten con herramientas tecnológicas que dispongan y desarrollen las funcionalidades de expedientes digitales de forma híbrida podrán utilizarlas para el cumplimiento de actividades procesales.

Poderes

Los poderes especiales para cualquier actuación judicial se podrán conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, así las cosas, se presumen auténticos y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento.

En el poder se indicará expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado que deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.

Los poderes otorgados por personas inscritas en el registro mercantil, deberán ser remitidos desde la dirección de correo electrónico inscrita para recibir notificaciones judiciales.

Demanda

Con la expedición del Decreto 806, se genera una causal adicional de inadmisión de la demanda, pues en el escrito demandatorio, se deberá indicar el canal digital donde deben ser notificadas las partes, sus representantes y apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, so pena de su inadmisión.

Así mismo, se crea un deber adicional para el demandante, de allegar con la demanda los anexos en medio electrónico, a las direcciones de correo electrónico que el Consejo Superior de la Judicatura disponga para efectos del reparto, enviando así mismo, por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados.

Del mismo modo deberá proceder el demandante cuando al inadmitirse la demanda presente el escrito de subsanación.

Ahora bien, en caso de no conocerse por el demandante el canal de digital de la parte demandada, se acreditará con la demanda el envío físico de la misma con sus anexos. En caso de que el demandante haya remitido copia de la demanda con todos sus anexos al demandado, al admitirse la demanda la notificación personal se limitará al envío del auto admisorio al demandado.

Audiencias

En materia Laboral, el Código Procesal del Trabajo en su parte general, contempla el trámite de las audiencias, en sus artículos 77 y 80, las cuales se practicaban de manera presencial en el despacho de cada Juzgado, con la Expedición del D 806 de 2020, las audiencias deberán realizarse utilizando los medios tecnológicos a disposición de las autoridades judiciales o por cualquier otro medio puesto a disposición por una o por ambas partes y en ellas deberá facilitarse y permitirse la presencia de todos los sujetos procesales, ya sea de manera virtual o telefónica, con lo cual se garantiza el principio de oralidad.

Con autorización del titular del despacho, cualquier empleado podrá comunicarse con los sujetos procesales, antes de la realización de las audiencias, con el fin de informarles sobre la herramienta tecnológica que se utilizará en ellas o para concertar una distinta.

Notificaciones personales

De conformidad con lo contemplado en el art 41 del CPT, al demandado, se notifica de manera personal la del auto admisorio de la demanda y, en general, la que tenga por objeto hacerle saber la primera providencia que se dicte, esta notificación se efectuaba enviándose el citatorio, a fin de que el demandado compareciera al Juzgado a notificarse personalmente, en caso de no comparecer, se enviaba aviso y con posterioridad se buscaba el nombramiento de un Curador Ad Litem.

Con el Decreto 806 de 2020, las notificaciones que deban hacerse personalmente, como lo es la del auto admisorio de la demanda, podrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual.

El interesado deberá afirmar bajo la gravedad del juramento, que se entenderá prestado con la petición, que la dirección electrónica o sitio suministrado corresponde al utilizado por la persona a notificar, informará la forma como la obtuvo y allegará las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas a la persona por notificar.

La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación.

Así mismo, la autoridad judicial, de oficio o a petición de parte, podrá solicitar información de las direcciones electrónicas o sitios de la parte por notificar que estén en las Cámaras de Comercio, superintendencias, entidades públicas o privadas, o utilizar aquellas que estén informadas en páginas Web o en redes sociales.

Notificación por estado y traslados

Recordemos que las notificaciones por estado se realizaban a través de una publicación en la cartelera del Despacho, con este Decreto las notificaciones por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva, conservándose en línea los ejemplares de los estados y traslados para consulta permanente por cualquier interesado.

Así mismo, lo traslados que se deben efectuar por fuera de audiencia, deberá efectuarse igualmente de manera virtual por el Despacho, ahora bien, cuando una parte acredite haber enviado un escrito del cual deba correrse traslado a los demás sujetos procesales, mediante la remisión de la copia por un canal digital, se prescindirá del traslado por secretaria, el cual se entenderá realizado a los dos (2) días hábiles siguientes al del envío del mensaje y el término respectivo empezará a correr a partir del día siguiente.

Apelación en materia laboral

En material laboral, se presentaba y sustentaba el recurso de apelación ante el juez de primera instancia, quien lo concedía para ser conocido por su superior jerárquico, admitido el mismo, se fijaba fecha para audiencia, en la cual las partes presentaban de manera oral sus alegatos de conclusión, para que, con posterioridad en la misma audiencia, se dictara sentencia de segunda instancia.

Ahora, con el Decreto 806 de 2020, ejecutoriado el auto que admite la apelación o la consulta, si no se decretan pruebas, se dará traslado a las partes para alegar por escrito por el término de cinco (5) días cada una, iniciando con la apelante. Surtidos los traslados correspondientes, se proferirá sentencia escrita. Si se decretan pruebas, se fijará la fecha de la audiencia para practicar las pruebas a que se refiere el artículo 83 del Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social. En ella se oirán las alegaciones de las partes y se resolverá la apelación.

En caso de tratarse de apelación de un auto se dará traslado a las partes para alegar por escrito por el término de cinco (5) días y se resolverá el recurso por escrito.

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Decreto 806 de 2020

ROSANA MERCEDES DÍAZ FRANCO